Le tableau de bord financier ou opérationnel est loin d’être un gadget. Vous n’oseriez pas penser ainsi pour le tableau de bord qui trône dans votre véhicule préféré n’est-ce pas ? Vous ne monteriez pas dans l’avion, si le pilote manquait d’indicateurs dans sa cabine ? Pour votre entreprise, c’est exactement pareil.
Sans informations périodiques, synthétiques, notamment sous forme d’indicateurs clés, vous devez piloter votre activité dans le brouillard. Même si vous pensez disposer de beaucoup de bon sens, accumulé aussi par l’expérience, quelques chiffres pertinents changent la donne quand vous devez prendre une décision importante.
Vous avez probablement constaté qu’à l’ère du numérique, de plus en plus de données cohabitent dans l’entreprise, ainsi que dans son environnement direct. Plus la quantité d’informations grandit, plus cela devient compliqué d’en faire une analyse rapide et judicieuse.
Comment discerner l’essentiel de l’accessoire ? Comment s’assurer que le chiffre est fiable ? Comment éviter les erreurs de gestion, en basant sa réflexion sur des données justes et récentes ? Le tableau de bord poursuit aussi cet objectif : vous apporter périodiquement et avec beaucoup d’automatismes, des données fraîches, utiles et pertinentes pour vous.
Parmi les outils de gestion à privilégier, en tant qu’entrepreneur, organisez-vous pour avoir la capacité de prévoir l’avenir. Avec un budget d’exploitation ou des prévisions de trésorerie, vous pouvez enrichir les analyses, accroître l’anticipation et faire face aux problèmes. Vous pouvez alors identifier des axes de solutions et construire un plan d’action. Comme pour une partie d’échecs, ce mode de pilotage de l’entreprise améliore votre stratégie globale, ainsi que sa mise en œuvre.
Pour pouvoir établir ces prévisions, mieux vaut disposer déjà d’une vision claire de la situation de l’entreprise. Le plus simple consiste à mettre sous contrôle ces informations dans un tableau de bord périodique. Chiffre d’affaires, marge, excédent brut d’exploitation, endettement, position de trésorerie, etc., voilà quelques KPI (indicateurs clés) qui servent de base pour bâtir ensuite des projections et scénarios.
L’analyse des résultats ou des bilans, grâce aux tableaux de bord financiers, aide donc à construire un budget. Mais c’est aussi sur un tel reporting ou rapport, que vous comparez les chiffres issus de votre comptabilité à ceux des prévisions. Le tableau de bord peut également présenter les données de l’exercice précédent dans une autre colonne.
Le plus simple consiste à sélectionner quelques indicateurs financiers pour votre tableau de bord. Vous pouvez ensuite analyser les écarts entre le réel et le prévu, ou entre deux périodes passées. Pour cela, vous recourez en général à des visuels, comme des jauges ou des graphiques du type cascade.
Pour résumer, le tableau de bord d’entreprise est un outil pour mesurer et étudier :
Vous pensez que ce type de rapport est réservé aux informations financières ? Le tableau de bord peut concerner des éléments chiffrés économiques, issus de la comptabilité, donc passés, ou extraits d’un budget, donc prévisionnels. Mais, vous pouvez les mixer avec des indicateurs opérationnels. Ainsi, vous collez davantage aux besoins de pilotage de votre ou vos activités.
Par exemple, c’est souvent très utile d’ajouter à des indicateurs financiers, ne serait-ce que pour obtenir des données unitaires :
Les indicateurs financiers de performance dans un tableau de bord peuvent s’adapter totalement à chaque entreprise, entrepreneur ou lecteur. Si vous confiez à votre expert-comptable le soin de construire votre reporting, assurez-vous de bien comprendre chaque indicateur clé retenu.
C’est d’autant plus important que ce sont de vrais clignotants qui doivent servir d’alerte périodique. Par exemple, le seuil de rentabilité et le point mort vous renseignent sur la manière et le moment pour atteindre l’équilibre financier.
Avec de telles informations synthétiques sur la marche de votre entreprise, vous pouvez réagir immédiatement. Tant pour le niveau d’activité, la rentabilité économique que pour la situation de trésorerie, le tableau de bord dit l’essentiel à tout moment.
En tant que dirigeant, vous prenez alors des mesures pour corriger les dysfonctionnements. Vous pouvez bâtir un plan d’action pour chercher un financement complémentaire, reporter le versement de dividendes, etc. Vous avez la faculté de revoir les tarifs de vos produits ou de lancer un plan d’économies.
Plutôt qu’un reporting unique, ce sont en général différents tableaux de bord qui cohabitent dans les entreprises. Si vous dirigez une entreprise découpée en services, avec des outils en ligne comme la plateforme Drivn, vous pouvez mettre en place un tableau pour chaque domaine.
Voici quelques exemples. Pour le pilotage de la masse salariale ou le suivi des taux horaires, la création d’un tableau de bord social semble tout à fait justifiée. Pour la gestion de l’équipe de vente, bâtissez un reporting adapté aux produits et clients de l’entreprise.
Avec tous ces atouts, le tableau de bord devrait vous avoir convaincu de son utilité pratique. Vous avez le projet de créer de tels documents de gestion pour mesurer les performances de votre entreprise ? Vous recherchez un logiciel pour les créer ? Pour vous aider à le construire, Drivn met à votre disposition un outil en mode SaaS, accessible en ligne. Vous bénéficiez ainsi de la technologie Power BI de Microsoft, ainsi que de fonctionnalités IA, sans devoir vous former avant de vous en servir. Prenez rendez-vous avec Adrian Rodriguez, le fondateur de Drivn, pour une démo personnalisée de l’outil.
Utiliser Drivn, c’est pouvoir analyser efficacement son activité, être plus serein dans ses décisions et se libérer du temps de qualité.
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