Outil de reporting pour DAF : la solution pour un meilleur ROI

Quel DAF, interne comme externe, ne s’est jamais posé la question d’adopter ou de changer de logiciel pour ses tableaux de bord et rapports ? Après Excel qui reste souvent le meilleur ami au quotidien du contrôleur de gestion, Microsoft a imposé depuis 2015 sa solution Power BI. Mais, en dépit de la mode qui a envahi les services financiers, c’est rarement l’outil de reporting pour DAF le plus efficace. Pourtant, c’est possible d’en améliorer sensiblement le ROI. Drivn vous explique !

1 - Pourquoi l’outil de reporting du DAF devient-il incontournable ?

Quelle direction financière, en ETI ou PME, et même externalisée en TPE, peut aujourd’hui fonctionner sans outil pour bâtir ses tableaux de bord et les partager à leurs lecteurs ? Probablement aucune. L’outil de reporting pour DAF s’impose. C’est le cas pour l’analyse de la trésorerie ou de la performance financière, tout comme pour le recouvrement des factures, avec la gestion des relances.

Des enjeux de la data grandissants dans les directions financières

Non seulement le volume de données à traiter et à analyser devient très important, mais le contexte économique exige de la réactivité. En outre, les sources se diversifient. S’ajoutent à la comptabilité la data opérationnelle et les enjeux ESG, soit les données extra-financières.

Les décisions à prendre n’attendent plus et c’est même un facteur de compétitivité par rapport à la concurrence. Sans outil de reporting dédié, le DAF peine à répondre à toutes les demandes internes à l’entreprise, en quantité, en qualité, et dans des délais acceptables.

Le tableur Excel, un compagnon qui peut générer de la souffrance pour le traitement des données

La génération précédente avait le choix entre des solutions de business intelligence parfois réservées aux plus grandes structures… et le tableur Excel. Cet outil de Microsoft, bien qu’à portée de main dans les directions financières, montre désormais de sérieuses limites.

Il n’est pas conçu pour automatiser, consolider ou diffuser simplement des tableaux de bord sécurisés. En outre, il génère de la souffrance dans l’équipe. Les erreurs s’empilent. La collaboration entre les services reste le parent pauvre. La modélisation manque. Tout contrôleur de gestion a déjà vécu un terrible moment de solitude devant la énième version d’un fichier Excel qui refuse de s’ouvrir. Et il s’est dit : « ça suffit ! ».

Une efficacité du contrôle de gestion à améliorer avec des outils de reporting au ROI rapide

Le tableur doit donc être abandonné pour du reporting aux processus automatiques et sécurisés. Mais quel outil avec quelles fonctionnalités avancées retenir et pour quelle efficacité ? Parmi les logiciels qui viennent immédiatement en tête dans les services de contrôle de gestion, pour du tableau de bord financier, Power BI de Microsoft semble un « must have ».

Pourtant, avant de déployer vraiment cet outil, au-delà de la licence gratuite, les choses se compliquent souvent. Les performances sont rarement au rendez-vous en quelques jours, sans compter un prix des licences qui a bondi.

2 - L’outil Power BI de Microsoft : attraits et freins dans les directions financières

Le match Power BI vs Excel semble sans appel. Pour autant, la solution de business intelligence Power BI pose question sur plusieurs aspects. C’est le constat que nous réalisons dans de nombreuses entreprises ou cabinets d’expertise comptable. Voici les raisons qui expliquent certaines réticences, dans la pratique, alors que la technologie Power BI s’avère pourtant particulièrement intéressante.

Des coûts de licences de Power BI qui deviennent prohibitifs

Microsoft a décidé d’augmenter les tarifs de Power BI pour fêter la première décennie de son outil de reporting fétiche. Dans une PME de taille importante ou une ETI, le nombre d’utilisateurs peut conduire à un budget de licences plus que significatif. Ainsi, la licence PPU (Power BI Premium par utilisateur) atteint 24 USD par mois. Le problème s’avère réel dans un cabinet d’expertise comptable qui donne accès à l’outil de reporting à ses clients.

Une gouvernance de Power BI rendue complexe par Microsoft

Avant de se lancer dans de l’automatisation de reportings, les DAF se heurtent à la difficile administration de Power BI. La maîtrise de la gouvernance reste complexe pour les non-initiés. Le contrôle du locataire dans Microsoft Entra ID et dans Power BI, la gestion des utilisateurs et des licences, la sécurité des données, etc., voilà autant d’écueils, en plus du langage DAX.

D’un logiciel à la base présenté comme gratuit et simple à prendre en main, les services financiers se retrouvent avec un outil de reporting pour DAF qui parfois leur brûle les doigts. Sans compter la perte de temps générée.

Un manque de temps pour se former sérieusement à l’outil de reporting de Microsoft

Enfin, la modélisation des tableaux de bord à partir d’une page blanche dans Power BI demande de l’investissement. Ce n’est pas un outil de reporting pour un DAF qui s’en sert deux heures par mois maximum. Le temps c’est de l’argent et il manque souvent pour devenir vraiment efficace.

Seuls les contrôleurs de gestion qui y consacrent une part significative de leurs journées obtiennent un ROI intéressant, après une formation approfondie. C’est rarement le cas d’un DAF externalisé ou des collaborateurs dans un cabinet d’expertise comptable.

3 - Comment exploiter Power BI dans une DAF sans souffrir et sans exploser son budget ?

Pourtant, Power BI de Microsoft reste une excellente technologie pour tous les travaux de reporting. C’est même l’un des meilleurs outils pour la datavisualisation. Alors, comment procéder ? Comment se simplifier la vie et obtenir un ROI intéressant ?

Power BI embedded, la capacité offerte par Microsoft pour rendre le reporting simple et peu cher

Embedded signifie « embarqué ». Ainsi, le service Power BI Embedded que propose Microsoft embarque la technique BI dans une application. Les développeurs d’un logiciel, par exemple un SaaS, peuvent alors intégrer Power BI directement, ce qui évite aux utilisateurs de devoir partir d’une feuille blanche. Ce système ne correspond donc pas à une licence individuelle que chaque utilisateur doit souscrire. Il donne l’accès à une capacité de licences affectées à un espace de travail.

Power BI embarqué sur notre plateforme et en marque blanche : la solution collaborative rapide à déployer

C’est exactement ce que nous avons choisi chez Drivn pour proposer un usage de Power BI plus simple et moins coûteux à nos clients. Avec notre plateforme de business intelligence, les DAF évitent de devoir configurer eux-mêmes Power BI Embedded dans Azure. Nous le réalisons pour eux. Ils réduisent sensiblement le coût financier de Power BI, par comparaison à la souscription en direct de licences.

Par ailleurs, la prise en main d’un Power BI accessible aussi aux nuls améliore le retour sur investissement. D’ailleurs, nous offrons plusieurs niveaux d’utilisation, ce qui permet à chacun de progresser dans une sage maîtrise de l’outil.

Le SaaS Drivn pour un usage optimisé de Power BI, quelle que soit la taille de l’entreprise ou du cabinet

Le logiciel de reporting pour DAF le plus simple et le moins cher reste Power BI, à condition d’opter pour une solution SaaS comme Drivn. Notre application, disponible en marque blanche, comporte 4 atouts majeurs, en particulier pour le DAF et l’expert-comptable. Même les grandes entreprises trouvent des avantages immédiats dans un tel processus BI, qu’il s’agisse de la réduction du coût ou de la simplification de la gouvernance de Power BI. Pour bien percevoir le fonctionnement de Drivn, inscrivez-vous à une démo personnalisée de l’outil avec Adrian Rodriguez, son fondateur.