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22 novembre 2025

Coût Power BI complet : pourquoi le DAF doit-il se méfier et comment le limiter ?

Vous vous êtes lancé en tant que DAF à temps partagé récemment ? Vous dirigez les services financiers d’un groupe de sociétés ? Vous recherchez probablement une solution pour du reporting structuré. Vous envisagez de déployer Power BI ou vous en servez déjà. Mais, avez-vous bien évalué le prix de cet outil pour votre organisation ? En plus du tarif apparent des licences, nous vous proposons de découvrir les frais cachés, et les limites d’une telle solution gérée sans réflexion globale. Heureusement, des solutions technologiques existent avec Power BI Embedded pour réduire le coût de Power BI et les difficultés rencontrées.

1 - Quel est le coût de Power BI classique pour un DAF ?

En bon directeur financier, calculer le ROI d’un outil décisionnel vous intéresse. En plus du coût de Power BI que représentent les licences, nous vous détaillons les frais cachés qui apparaissent, dès lors que vous travaillez pour de nombreux clients.

Le tarif des licences Power BI pour gérer les données et rapports financiers

Pour la première fois en 10 ans, au printemps 2025, Microsoft a augmenté ses tarifs de licences Power BI. Ainsi, la licence Power BI Pro coûte désormais 14 USD par utilisateur, contre 10 USD auparavant. Quant à la licence PPU (Power BI Premium par utilisateur), elle s’élève à 24 USD par mois, soit une hausse de 20 %.

Si vous intervenez auprès de 10 clients ou gérez 10 sociétés dans votre groupe, rien que ces licences Pro, cela représente chaque mois 13,10 euros X 10 = 131 euros, soit sur un an, la somme de 1 572 euros HT. Tout cela, parfois pour juste partager des rapports avec des lecteurs. C’est déjà une bonne raison pour chercher comment réduire le prix de Power BI.

Le prix des traitements manuels pour du reporting sans automatisation

Pour se rapprocher du coût complet de Power BI, ajoutez maintenant les dépenses humaines pour réaliser les tableaux de bord avec de la datavisualisation puissante, les actualiser périodiquement, puis gérer leur diffusion aux lecteurs. Faites l’exercice, et notez tout le temps passé sur ces tâches.

Sans automatisation de vos process, avec juste Power BI Service, vous risquez vite de vous épuiser au-delà de 5 clients. C’est encore plus vrai, si vous devez collecter les données auprès de nombreux logiciels, notamment de comptabilité, et sans connecteurs du type API.

Le prix de la gouvernance de Power BI : gestion des licences et des accès

L’autre volet d’une solution BI pour l’expertise comptable ou pour les DAF, c’est l’administration de Power BI. Ce sujet comporte lui-même plusieurs aspects incontournables, si vous optez pour une utilisation de cet outil BI en toute autonomie. Ainsi, le temps à consacrer comprend toutes les actions suivantes :

la sécurisation des données, avec la gestion de la confidentialité et des accès, afin d’éviter des partages accidentels, des mauvais exports, etc. ;
le contrôle du locataire dans Power BI, mais aussi dans Microsoft Entra ID ;
la gestion des utilisateurs Power BI, à tous les endroits nécessaires, soit le centre d’administration Microsoft 365, les espaces de travail Power BI, Power BI Service et Microsoft Entra ;
la gestion des licences Power BI Pro, y compris le temps passé à surmonter la complexité de l’offre de Microsoft. S’y ajoute le risque de souscrire des offres trop onéreuses et pas en phase avec vos besoins (Microsoft Fabric ou Microsoft 365 E5).

Qui prend en charge cette gestion des licences et des accès à Power BI chez vos clients ? Devez-vous recourir à un assistant et pour quel coût ? Comment pensez-vous opérer, en manuel ou de façon automatisée ? Voilà le type de questions à se poser.

N’oubliez pas les coûts cachés qui proviendraient d’erreurs éventuelles dans cette administration de Power BI. À commencer par la sécurité et la confidentialité, notamment en cas de non-respect du RGPD.

2 - Qu’est-ce qui freine l’utilisation de la BI de Microsoft par un DAF qui dispose de nombreux clients ?

Non seulement Power BI utilisé de manière classique en toute autonomie, comporte des coûts parfois significatifs, mais, en outre, les DAF rencontrent fréquemment des difficultés et réticences.

Les refus des entreprises de créer un compte Microsoft

Nous constatons, au travers de nos nombreux échanges avec les prospects et nouveaux clients, que 60 % des PME refusent de créer un compte Microsoft. Or, comme dit l’adage, « pas de data, pas de chocolat ». Ici, pas de compte Microsoft, pas de diffusion des rapports Power BI. Dans ce cas, il existe pourtant des solutions pour exploiter Power BI. Mais, c’est souvent peu connu. Nous vous l’expliquons dans la suite de l’article.

Une capacité limitée à gérer seul la maintenance

Vous avez probablement rencontré des soucis dans l’usage de Power BI, lorsque le vendredi soir, l’utilisateur ne parvient pas à consulter les rapports partagés.

« Ça ne marche pas ».

Comment procédez-vous dans un tel cas ? Espérer tout du support de Microsoft, dans l’urgence, le week-end, etc., semble hasardeux, surtout si vous intervenez dans de nombreuses entreprises. Comment gérez-vous cette situation, si vos clients ne peuvent pas attendre le lundi ? Sans plan B, un tel outil non disponible pour une entreprise peut vite devenir une source de stress et de frais cachés pour un DAF externe.

Les conséquences d’une anticipation inexistante et d’une analyse insuffisante du besoin Power BI

Les difficultés que nous percevons chez les DAF à temps partagé proviennent du manque d’anticipation et d’analyse. Certains se lancent dans Power BI, en mode Desktop, comme pour un usage de contrôleur de gestion salarié, poste qu’ils occupaient parfois auparavant.

Avant de déployer des outils Power BI, en tant que DAF part-time, mieux vaut prendre le temps du recul sur :

la taille future de l’activité, soit le nombre de clients envisagé pour dans un an ;
les fonctionnalités recherchées et le niveau d’accès des entrepreneurs (mode lecture, capacité d’actualisation, outils IA, etc.) ;
le type de connexions avec les applications métiers ou l’ERP de l’entreprise ;
le besoin d’automatisation et d’industrialisation des processus ;
le niveau de maîtrise et de temps à consacrer à la gouvernance ;
le mode de tarification de Power BI avec ses clients ou un service offert gratuitement, car déjà inclus dans la prestation ;
Le besoin de marque blanche ou pas vis-à-vis des entreprises clientes.

3 - Comment s’organiser pour anticiper ce coût Power BI et optimiser le ROI ?

Power BI reste une des technologies les plus séduisantes pour créer, actualiser, diffuser et consulter des rapports et tableaux de bord, sans investir dans une solution BI lourde. Mais, le prix global de l’opération peut devenir prohibitif, si vous n’adaptez pas l’application à vos besoins. Bien plus que l’outil BI gratuit que tout le monde connaît, Power BI demeure très efficace pour du multi-dossier, à condition de rationaliser, structurer et automatiser.

S’organiser avant de se lancer dans la souscription d’une licence Power BI

Vous avez tout intérêt à vous poser toutes les questions précédentes avant de démarrer l’organisation de Power BI pour vos missions de DAF externe. Prenez aussi le temps d’étudier les solutions alternatives qui réduisent le coût complet de l’opération. C’est l’assurance d’améliorer le ROI de votre outil de reporting. C’est tout à fait envisageable, si vous optez pour un abonnement à un SaaS Power BI comme Drivn.

Adopter un SaaS Power BI comme Drivn : automatisation et délégation maximales pour un coût maîtrisé

Microsoft propose Power BI sous de nombreuses formes de licences et Power BI Service. Les développeurs et éditeurs de logiciels ont accès à une offre complémentaire. Ainsi, Azure propose un service qui consiste à embarquer la capacité analytique de Power BI dans une application. C’est Power BI Embedded. On vous explique.

Qu’est-ce qu’un SaaS Power BI ?

Power BI Embedded (référence SKU A) est une capacité qui permet à un développeur ou un éditeur de logiciel d’intégrer la technologie Power BI dans une application. Par exemple, un SaaS. C’est exactement le choix réalisé par Drivn, afin de simplifier la Business Intelligence pour ses utilisateurs.

Qui est Drivn ?

Drivn est une jeune start-up bordelaise, créée par Adrian Rodriguez. Grâce à la capacité Embedded, Drivn offre à ses utilisateurs les fonctionnalités de Power BI sous la forme d’un SaaS, et cela pour un tarif compétitif. Après une année 2024 au sein de l’incubateur INNEST de l’Ordre des experts-comptables franciliens, Drivn a décroché en juin 2025 la médaille d’argent lors du Palmarès du Chiffre, en tant que start-up innovante.

D’ailleurs, Le Monde du Chiffre titre ainsi son article du 8 septembre dernier : Drivn, le SaaS Power BI pour se simplifier la vie. Une chouette perspective pour tous les financiers en tant que business partners non ?

Pourquoi Drivn réduit-il les coûts apparents et cachés de Power BI ?

Notre SaaS Power BI répond à tous les besoins de sécurisation, d’administration, et d’automatisation des DAF, dans les groupes ou à temps partagé. C’est un outil qui convient également parfaitement aux cabinets d’expertise comptable, ainsi qu’aux sociétés de conseil ou de formation, par exemple.

Ce business model pour Power BI résout tous les points de douleurs et sources de surcoûts exposés préalablement. Ainsi, avec Drivn, les DAF et experts-comptables :

évitent la gestion et le coût des licences Pro ;
contournent le besoin de créer un compte Microsoft chez leurs propres clients ;
disposent d’un accès illimité, inclus dans l’abonnement au SaaS ;
sont opérationnels, sans devoir se former de façon intensive à la technologie de Power BI, ni former les entreprises ;
disposent de rapports préconçus personnalisables, avec la possibilité d’en importer d’autres sur Drivn ;
bénéficient de plus de 150 connecteurs métiers pour de la collecte automatisée des données comptables, sociales ou commerciales ;
choisissent le niveau de délégation qu’ils désirent nous confier, en fonction de leur temps, leurs ressources et leur niveau de maîtrise.

La plateforme Power BI Drivn, un outil en marque blanche pour optimiser les échanges avec vos clients

Véritable logiciel de gestion en ligne, Drivn est aussi une solution collaborative idéale pour partager et échanger avec vos clients, les entrepreneurs. Or, un des objectifs majeurs de votre métier est bien d’accompagner ces dirigeants en tant que business partner non ?

Avec un emploi du temps contraint, du fait du caractère multi-sociétés de votre activité, rien de mieux qu’une plateforme comme Drivn. Elle raccourcit le temps et la distance avec les entrepreneurs.

« Ce tableau de bord est extra, car il permet de consulter ses chiffres, ses résultats pour toutes périodes et en toute autonomie. Il est accessible à tous et notamment au chef d’entreprise lorsqu’il n’a pas accès au logiciel de compta. C’est un très bon outil de gestion, car Drivn permet de bâtir de nouveaux tableaux personnalisés, je recommande ». Isabelle Lamoliate.

Vous êtes une société de DAF externes ou un cabinet d’expertise comptable ? Drivn est disponible en marque blanche. Personnalisez les visuels de l’outil avec vos couleurs et votre logo et faites-en une réelle solution de communication avec vos clients.

Des outils IA sécurisés pour l’analyse financière et les commentaires

En outre, vous, comme vos clients, disposez, pour le même prix, de fonctionnalités IA pour l’analyse du compte de résultat ou du bilan, ou pour dialoguer avec le chatbot. Drivn a ainsi développé sa propre intelligence artificielle, grâce à Azure AI Foundry de Microsoft.

Mal appréhendé, le coût de Power BI peut exploser, si vous ajoutez le temps d’administration des licences et des utilisateurs, la gestion des soucis de maintenance, etc. Pourtant, cette technologie apporte des fonctionnalités BI très appréciables pour les directeurs financiers externalisés en particulier. Vous intervenez auprès d’une kyrielle de TPE et de PME souvent peu équipées sur le plan informatique pour la gestion des données ? Drivn vous offre une solution clé en main, sécurisée et sécurisante, avec une réelle capacité d’automatisation. Tout cela sans souscrire à une licence vous-même. Pour vous en rendre compte, inscrivez-vous pour une démo en face à face avec Adrian Rodriguez.