Accueil > Blog > Power BI > Administration Power BI : les difficultés de la gouvernance et les solutions pour la simplifier

26 juin 2025

Administration Power BI : les difficultés de la gouvernance et les solutions pour la simplifier

Quels que soient vos besoins en matière de fonctionnalités, le nombre d’utilisateurs, etc., vous devez assumer l’administration de Power BI. C’est une tâche qui recouvre plusieurs domaines, comme la gestion des droits et des accès, le choix des licences, le contrôle du locataire ou le budget financier. Parfois, cela dépasse le pur univers de Power BI. Ainsi, vous devez mettre les mains également dans Microsoft Entra. Tout ceci demande des compétences et du temps, afin de sécuriser tous vos processus et vos données. Nous avons regroupé ici tous les points durs de cette gouvernance de Power BI. Découvrez aussi comment un SaaS Power BI comme Drivn vous aide à contourner ces difficultés et vous simplifie la vie.

1 - Gouvernance et administration de Power BI : de quoi parle-t-on ?

Dirigeant d’une TPE, expert-comptable dans un petit cabinet ou société de conseil spécialisée dans les services de reporting, Power BI vous intéresse ? Peu importe votre maîtrise de l’application de business intelligence de Microsoft, cet outil demande de l’investissement. C’est indispensable pour un paramétrage correct en vue d’une utilisation sécurisée. L’administration de Power BI ce n’est pas une tâche à prendre à la légère, surtout si vous souhaitez partager des rapports avec d’autres personnes, par exemple.

La sécurité des données : confidentialité et gestion des accès

Gouverner Power BI, c’est d‘abord agir de façon sécurisée pour respecter la confidentialité des données. La business intelligence est une technologie collaborative par essence. En effet, son objectif majeur consiste à mettre à disposition des analyses d’informations, afin d’aider les dirigeants à prendre des décisions. De ce fait, Power BI sert à partager des rapports avec des tiers, utilisateurs également de l’outil, en fonction des droits attribués.

Toutes ces règles de sécurité des données Power BI sont détaillées dans un article spécial. Vous y découvrirez les sujets de préoccupation en matière de sécurité des informations :

partage accidentel de données ;
méconnaissance des règles de sécurité au niveau des lignes (RLS) ou des objets (OLS) ;
mauvais pilotage des exports et des partages ;
risques et limites de la licence Power BI Free.

Le contrôle du locataire dans Microsoft Entra ID et dans Power BI

C’est un des points majeurs pour l’administration de Power BI : gérer les utilisateurs et définir leur niveau d’accès. C’est à la fois dans Microsoft Entra ID et dans Power BI Service que le locataire se paramètre. Ce terme locataire, ou tenant en anglais, correspond au client des services ou des applications chez Microsoft.

Nous avons détaillé, dans notre article sur Microsoft Entra et Power BI, comment procéder pour contrôler véritablement ce locataire. Vous disposez dans cette page de blog des points de vigilance à surveiller :

correcte configuration du locataire ;
gestion rigoureuse des utilisateurs externes ;
audit et suivi des accès et des incidents ;
respect de la réglementation en matière de protection des données, dont le RGPD ;
sécurisation de l’accès au locataire pour réduire les risques d’intrusion.

La gestion des utilisateurs Power BI

Quels que soient les types d’utilisateurs de Power BI dans votre entreprise et leurs rôles, leur gestion requiert de l’attention. En outre, ce pilotage se situe à plusieurs endroits :

dans le centre d’administration Microsoft 365, pour créer et supprimer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs, ainsi que pour l’octroi de licences ;
dans les espaces de travail Power BI, en matière de rôles des utilisateurs et de droits de collaboration entre eux ;
dans Power BI Service pour gérer les accès aux datasets ou modèles sémantiques de Power BI ;
dans Microsoft Entra pour gérer les utilisateurs invités, les identités et des groupes ainsi que le cycle de vie de l’utilisateur.

Un article spécial détaille tous ces processus relatifs à la gestion des utilisateurs Power BI. Vous disposez aussi sur cette page web des bonnes pratiques en la matière, ainsi que de solutions simplifiées proposées par Drivn.

Les licences Power BI pro : des coûts en hausse et une complexité croissante

Enfin, le quatrième axe de l’administration de Power BI concerne les licences. Et, sur ce plan, le choix et la gestion des licences Power BI peuvent aussi se révéler complexes. L’augmentation des tarifs Power BI intervenue en avril 2025 vient alourdir le budget de façon non négligeable, surtout pour les structures aux nombreux utilisateurs.

Microsoft propose en outre une offre pas toujours très lisible, avec plusieurs outils (Desktop, Service, Mobile) et pour divers types de licences (Power BI Pro, Premium, PPU, Embedded, sans oublier la version gratuite). S’y ajoutent des incitations de Microsoft à souscrire des solutions plus onéreuses, comme Microsoft Fabric ou Microsoft 365 E5.

Vous vous demandez alors comment réaliser un usage professionnel de Power BI, avec un budget rationnel et maîtrisé, sans opter pour un équipement surdimensionné ? Nous avons tenté de répondre à cette problématique dans l’article sur les licences Power BI Pro.

2 - Pourquoi ces points durs de gouvernance concernent-ils tous les utilisateurs de Power BI ?

Chaque type d’entreprise présente des besoins et des contraintes propres. Toutefois, tous les utilisateurs gagnent à se simplifier l’administration de Power BI.

Des petits utilisateurs démunis devant la complexité ou soumis à des risques

L’entrepreneur ou le dirigeant de TPE qui cherche un outil pour mettre en place son tableau de bord d’entreprise pense souvent à Power BI de Microsoft. Enthousiaste devant les visuels qu’autorise ce logiciel de business intelligence, il peut rapidement se retrouver en situation de risque pour ses données, parfois sans le savoir.

Les petits cabinets d’expertise comptable qui investissent du temps pour de la formation sur Power BI se concentrent sur le traitement des données, les reportings et la data visualisation. Ils oublient la technicité de la gouvernance de Power BI. Ils peuvent aussi mettre leur cabinet et leurs clients en danger en termes de confidentialité des données, notamment au niveau du RGPD.

Des grandes sociétés aux nombreuses licences qui visent une simplification de la gouvernance de Power BI

Des cabinets de conseil, des organismes de formation, des ESN, etc., disposent de nombreuses licences pour leurs utilisateurs, parfois des centaines. Les évolutions tarifaires récentes et la complexité de gestion de Power BI posent question.

Ces entreprises s’interrogent sur la poursuite de leurs pratiques actuelles. Certaines cherchent des solutions moins onéreuses et moins complexes à administrer. D’autres pensent même à abandonner la business intelligence. Elles ignorent souvent qu’elles peuvent partager des rapports Power BI en ligne à un groupe d’utilisateurs autrement qu’avec Power BI Services.

Certaines de ces entreprises qui nous consultent souhaitent parfois développer leur propre application Power BI, avec la licence Embedded. C’est du temps et de l’argent, et cela existe : Drivn l’a fait !

3 - Comment le SaaS Power BI Drivn vous simplifie-t-il la gestion de Power BI ?

Chez Drivn, nous sommes fans de Power BI, parce que nous avons acquis cette expertise technologique. Nous apportons un service en mode SaaS, donc par abonnement, à ceux qui cherchent une solution :

plus puissante qu’Excel ;
pour la création et la diffusion de tableaux de bord d’activité à d’autres utilisateurs ou groupes d’utilisateurs.

Drivn, un SaaS Power BI qui fonctionne avec la licence Embedded

Drivn est une plateforme Power BI qui fonctionne avec la licence Embedded. Cela signifie que nous avons embarqué (« embedded ») la technologie de Microsoft dans l’application que nous avons construite. Nos clients ne souscrivent donc à aucun abonnement pour des licences Power BI. Ils n’ont pas à connaître tous les paramètres pour l’organisation des droits et des rôles des utilisateurs dans Power BI ou dans Microsoft Entra. Nous nous chargeons de tout ce travail, ce qui simplifie la vie de nos clients et met leurs données en sécurité.

Une offre d’abonnement qui s’adapte à chaque typologie de clients

Sur notre portail, les clients disposent d’accès et de fonctionnalités Power BI qui dépendent de leur niveau d’autonomie. C’est tout à fait envisageable d’utiliser un espace de travail Power BI sans avoir suivi de formations intensives ou avalé une documentation considérable. Comme nous l’avons détaillé dans l’article sur Power BI pour les nuls, Drivn propose 4 niveaux d’utilisation. Il existe toujours une solution adaptée à votre situation !

Par exemple, avec Drivn, BI et expertise comptable deviennent simples dans les petits cabinets, même sans suivre la moindre formation. Une fois l’outil pris en main, vous pouvez en outre progresser dans la compréhension de Power BI. Comme dans un jeu, vous débloquez le niveau supérieur et gagnez en autonomie, quand vous le décidez.

Quant à un expert de Power BI, il trouve aussi de l’aide chez Drivn, notamment pour mettre en place l’outil en marque blanche. Il profite alors du savoir-faire de l’équipe Drivn. Il peut bénéficier de toutes les surcouches spécifiques que nous avons développées.

Une administration de Power BI simplifiée et pour un coût réduit

Drivn vous offre un environnement technologique avec des administrateurs professionnels dont c’est le métier. Vous bénéficiez des fonctionnalités de Power BI Premium, sans payer et gérer cette licence vous-même. Vous agissez dans un espace de stockage propre à votre entreprise, ségrégé et sécurisé. Vous disposez d’un outil collaboratif, mode indispensable pour partager sereinement des rapports Power BI avec vos utilisateurs.

Prenez le pouvoir sur vos données avec Drivn

La tendance de Microsoft à pousser les utilisateurs vers des licences ou outils toujours plus complexes est évitable. C’est à vous de prendre le pouvoir sur vos données, sans dépenser trop d’argent dans des solutions dont la liste de fonctionnalités s’allonge parfois sans utilité.

Avec Drivn comme administrateur, vous ajustez votre budget à vos besoins et à votre niveau d’autonomie. La formation s’effectue au fil de l’eau, par la pratique effective de Power BI. L’administration de Power BI ne vous crée plus de nœud au cerveau : nous gérons tout cela pour vous. Pour approfondir la réflexion, échangez en tête à tête lors d’une démo personnalisée avec Adrian Rodriguez, le fondateur de Drivn.