Tout savoir sur la facture électronique

À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique prend un nouveau tournant est devient obligatoire pour les entreprises du secteur privé. Nous vous proposons un petit recap sur ce qu’est la facture électronique et comment se préparer aux changements !

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

La facture électronique est une facture qui est créée, transmise, reçue et conservée sous forme électronique. Tout comme la facture papier, elle doit contenir toutes les mentions obligations tels que : coordonnées de l’émetteur, du récepteur, date et numéro de facture, quantité et dénomination des biens et services livrés ou vendus etc.

Contextualisation de la facture électronique

Au fil des années, la facturation a connu une évolution significative en termes de support et de mode de transmission.

Initialement, la facture était créée sous format papier et émise par courrier postal ou remis en main propre. Ce processus prenait du temps et était souvent coûteux pour les entreprises ! Avec l’avènement des technologies de l’information et de la digitalisation, la facture digitale (PDF, photos) est devenue très populaire. En effet, cette méthode de facturation a permis la transmission facile et rapide des factures, ce qui a considérablement réduit les coûts liées à l’affranchissement, l’envoi etc.

Plus récemment, la facture électronique est devenue une alternative encore plus efficace et bientôt obligatoire. En effet, elle inclut des métadonnées qui permettent de récupérer les informations de la facture sans avoir besoin de scanner les informations par l’image, et donc avoir une information fiable, sans erreur d’interprétation.

Les avantages de la facture électronique

La facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises qui sauront prendre la vague ! Elle permet :

– D’éviter les erreurs de saisie ou de compréhension des OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) ;

– La normalisation et standardisation des métadonnées présentes dans les factures électroniques. En effet, les factures digitales ont un format normalisé mais les données qu’elles contiennent ne le sont pas. Les erreurs sont donc plus fréquentes ;

– L’automatisation des processus : La facture électronique peut être directement intégrée dans les systèmes de gestion de facturation, ce qui permet une automatisation plus efficaces des processus ;

– La traçabilité et le suivi grâce à la signature électronique qui garantit l’intégrité et l’authenticité de la facture, ce qui assure une traçabilité et un suivi plus fiable ;

– Réduire les délais de paiement (suivi des échéances, accélération des délais de transmission et de traitement des factures etc) ;

– D’avoir de meilleures relations clients (gestion et réduction du nombre de litiges, transparence).

💡 Une photo n’a pas de métadonnées financières, bien qu’elle puisse avoir des métadonnées de location par exemple. Une facture PDF peut avoir des données financières, mais ne sont pas normalisées. La facturation électronique permet donc de normaliser la totalité d’une facture à l’aide des métadonnées.

Obligation de changement dès 2024

À partir du 1er Juillet 2024, les entreprises assujetties à la TVA, établies sur le territoire français devront respecter l’obligation de facturation électronique (e-invoicing). Quant à l’obligation d’émission des factures électroniques (e-reporting), elle interviendra progressivement entre 2024 et 2026. Ainsi, les entreprises peuvent commencer dès maintenant à se préparer à ce changement.

⚠️ En cas de non-respect de l’obligation de facturation, les textes prévoient à ce jour une amende de 15 euros par facture non envoyé et ainsi qu’une amende de 250 euros pour l’absence d’e-reporting.

Comment bien se préparer ?

1. Format des factures

3 formats ont été retenu pour les factures électroniques :

Le format Cross Industry Invoice (CII) : échange de factures aux formats structurés répondants à la norme EN16931, avec obligation pour les plateformes de produire un lisible ;
Le format Universal Business Language (UBL) : échange sous réserve de l’acceptation des 2 parties et de l’extraction des données obligatoires par une Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) ;
Le format mixte composé de fichier au format XML et PDF : échange de factures en format mixte, soit un mélange de données structurées et d’un PDF lisible. Le standard Factur-X est le plus connu pour ce style de format.

2. Mentions obligatoires

Pour être en conformité, une facture doit répondre à un certain nombre d’obligations tels qu’être rédigée en français, être établie en 2 exemplaires ainsi que comporter un certain nombre d’indications obligatoires.
Voici la liste détaillée :

La date de la facture ;
Le numéro de la facture ;
La date de la vente ou de la prestation de service ;
L’identité du vendeur : dénomination sociale, adresse du siège sociale, adresse de facturation (si différente), numéro de SIREN ou SIRET, forme juridique et capital sociale (pour les sociétés), numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métier set département d’immatriculation (pour les artisans) ;
L’identité de l’acheteur : nom, adresse, adresse de livraison, adresse de facturation (si différente) ;
Le numéro de bon de commande ;
Le numéro d’identification à la TVA ;
La désignation et décompte des produits/ services rendus ;
Le prix catalogue ;
Le taux de TVA applicable ;
Les éventuelles réduction de prix (hormis les escomptes) ;
La somme totale à payer, HT et TTC ;
L’adresse de facturation ;
Les informations de paiement (taux de pénalités si retard, date à laquelle le paiement intervient) ;
L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans pour les catégories de bien déterminés par le décret n°2021-609 du 18 mai 2021.

3. Quelles plateformes de dématérialisation choisir ?

Les factures électroniques transiteront sur une plateforme que l’émetteur et le destinataire de la facture utiliseront. Celle-ci peut être le portail Chorus Pro ou une PDP accréditée par l’administration fiscale.

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